Thursday, May 7, 2009

SiLeNCe in mEeTiNg???

Salam’alaik..


Alhamdulillah… tetiba terjumpa satu fakta yang sangat menarik.. he.. sedang asyik penaip bertungkus lumus mempersiapkan diri untuk menjawab soalan exam esok hari, ada satu penyataan membuatkan penaip tersenyum sorang-sorang…

“ even silent can act as feedback”…

(berdiam diri juga merupakan salah satu cara untuk merespon)


Sindrom ‘senyap’ atau ‘tidak memberi maklum balas’ semasa meting sering kali diutarakan. Tambah-tambahan lagi isu ini pernah ditimbulkan di dalam satu program di peringkat nasional. Antara sebab-sebab berlakunya keadaan sedemikian ialah ahli-ahli mesyuarat merupakan merupakan orang-orang yang tidak biasa terdedah dengan suasana meeting menyebabkan mereka berasa kekok dan kaku di dalam meeting. Lantas, mereka mengambil keputusan untuk menjadi pemerhati dan pendengar dahulu. Selain itu, antara punca-punca situasi ini terjadi adalah tidak memberikan tumpuan terhadap isi perbincangan di dalam meeting. Apabila fikiran mula menerawang memikirkan perkara yang bukan di dalam meeting, maka si pendengar tidak dapat memberikan maklum balas terhadap apa yang dibincangkan. Tidak mempunyai pengetahuan yang luas mengenai subjek yang dibincangkan juga merupkan salah satu faktor terjadinya peristiwa ini. Bagaimana mungkin kita boleh membincangkan mengenai cara-cara untuk mengupas buah durian dengan cara yang efektif jika kita sendiri tidak tahu bagaimana rupa bentuk sebiji durian itu ( sekadar contoh ). Oleh itu, rajin-rajinlah mencari maklumat dan mengambil tahu mengenai semua perkara . Seterusnya, alasan yang paling feymes terjadinya perkara ini ialah “ orang lain dah cakap apa yang aku nak cakap”. Jadi apabila pengerusi mesyuarat melontarkan soalan cepumas beliau ‘ ada sebarang soalan?’ dan pada ketika itu suasana sunyi dan sepi berlangsung, ini bermakna persamaan idea atau kesatuan pendapat telah berlaku.. ( haha).



Entry kali ini penaip ingin bawakan mengenai ‘maklumbalas’. Kenapa penting sangat proses memberi maklumbalas ni? Tak boleh ke kalo kita menjadi pendengar je bila meting? Sekadar pemerhati.. Tak boleh sahabat-sahabat.. cuba bayangkan selama 20 tahun kita di dunia yang sementara ni, tak de seorang pun yang pernah beri apa-apa teguran atau maklumbalas terhadap apa yang kita lakukan. Tak de orang yang pernah memberi motivasi kepada kita ketika kita mula belajar berjalan atau mula menunggang basikal. Tak de sorang pun yang pernah bagi amaran atau marah kita apabila kita bermain dengan peralatan yang tajam atau apabila kita meletakkan tangan kita pada api dapur. If that’s happened to you, there’s must be something wrong with you.

Antara kepentingan-kepentingan memberikan maklumbalas ini ialah ianya mampu meningkatkan tahap kefahaman kita terhadap sesuatu perkara. Apabila proses komunikasi disusuli dengan maklumbalas, suasana akan menjadi lebih hidup dan ini akan menggalakkan proses penyampaian maklumat di otak kita bergerak dengan lebih laju. Sekiranya selepas kita membentangkan sesuatu di dalam meeting tapi semua orang hanya mengerdip-ngerdipkan mata masing-masing tanpa sepatah perkataan, sahlah bahawa mereka langsung tidak dapat menangkap atau faham apa yang sedang anda bincangkan. Melainkan ada beberapa orang yang mengangguk-angguk kepala ( dalam keadaan mata tidak tertutup) ketika anda sedang membincangkannya.



Sebab utama mengapa kita harus memberi respon atau maklumbalas ialah kita dapat menjana pemikiran dengan memperbaiki cadangan yang sedia ada dan menegur sebarang cadangan yang dirasakan tidak relevan. Kebiasaannya, kita tak nampak sebarang kesalahan atau masalah yang akan berlaku atas tindakan yang kita lakukan, tapi, dengan adanya respon-respon dari sahabat-sahabat, tindakan yang kita akan ambil akan menjadi lebih tersusun dan lebih sistematik.

Penaip tahu, halangan paling besar sekali untuk kita bersuara dalam meeting adalah kita segan atau malu untuk bersuara. Bila time nak cakap je, rasa suara tu tak mampu nak keluar.. Kadang-kadang bukan malu pun sebenarnya tapi perasaan takut sekiranya apa yang kita ingin katakan tu takde kaitan dengan subjek atau akan diperlekehkan oleh ahli-ahli mesyuarat.. Bagaimana nak mengatasinya?? Yakinlah apa yang kita nak cakap tu sangat-sangat diperlukan oleh ahli-ahli mesyuarat yang lain.Lontarkan apa sahaja yang ingin sahabat-sahabat katakan. Pekakkan telinga sahabat-sahabat terhadap kata-kata yang dirasakan akan mengguris perasaan sahabat-sahabat setelah kita bersuara. Biarlah orang nak cakap apa. Yang penting kita dah luahkan apa yang ada di fikiran kita. Nak buat camna, dah memang itu yang kita fikirkan. Dan, kepada ahli-ahli mesyuarat yang lain, tolong fahami ahli-ahli lain yang berdiam diri. Ketahuilah, diam – diam mereka diam – diam berisi.. Mereka sedang berfikir.. Sesetengah orang, idea-idea selalu datang selepas daripada meeting. Masa tengah meeting blurr je sebab masih memproses maklumat yang diterima. Bila maklumat dah diproses dengan lengkap, barulah dia boleh memberikan maklumbalas.. Kepada mereka yang berkenaan, sila salurkan pandangan anda kepada orang yang sepatutnya.. " kalau Allah dah campakkan ilham kepada kita semasa meeting,kita kena sampaikan atau berkongsi ilham tersebut dengan ahli-ahli mesyuarat yang lain "...




~ Buat sahabat-sahabat yang dikasihi fillah, beranikan diri, pasakkan azam untuk berusaha menjadi pemikir-pemikir yang mampu mengubah dunia.. Kitalah bakal penentu hari esok.. ~

2 comments:

Khalisah said...

Salam dear..
uhuks2..terasa i..huhu..tp,utk certain meeting je la..yg ramai sgt org hbat2..msti,kte akn diam tnpa bcara,wlupn,kdg2 ade idea yg nk ckp..huhu..mgkn sbb rs rndah dri dgn org2 yg hbat2 d skeliling kot..tp,ble mtg ngn org yg da lame kte knal,or da rapat,xde mslah sgt..lg2 klu mtg ngn pmpinan..lg la tkut mk kuarkn pndpt..rs cm dri ni kecik sgt..see..cmane ek??t,kte cube try test ubah ckap eh..syukran shbat..

zinnirah said...

Wsalam my dearest...

Jujur kte ckp, perasaan 2 selalu mhantui kte setiap kali meeting.. "Sape la aku ni.. Idea aku ni cikai je.. Orang lain sume hebat2.. Sekali kuar idea, sume yg bombastik.." Bla kta ada idea, dan nak lontarkan dalam meeting, susah nak sgt nak start.. nak ckp " mmm.. sy rasa..." pn susah.. huhu.. Satu je, Yakinlah perkara yg kte nak ckp 2 sgt2 diperlukan oleh org lain.. Especially idea2 dr k.ct yg bernas2 sumenya.. hee.. Tau x mcmane kte bleh bersuara dlm meeting wpun sket? kte blajar dr k.ct.. Bila skali kita da bersuara, rasa puas sbb kt bjaya mmecah tembok rasa segan nak bersuara, insyaAllah kta xde masalah tuk melontarkan pendapat selepas itu.. Kuncinya, mula bersuara.. Nk memulakan sesuatu itu yg susahnya.. kte tau k.ct lg hebat dr kte.. Jgn pernah berhenti mencuba... ('',)